6种方法来减小Excel文件的大小

随着Excel文件内容不断增加和进行编辑，文件会变得越来越大。一个工作簿除了文字，还会有各种图表和彩色图片，这些都会占用大量空间。文件过大不仅会影响邮件发送的速度，还会占用许多硬盘空间。好在你只需要进行几个简单操作，就可以缩减Excel文件的大小。

　　步骤

方法 1尝试几种简单的方法

　　 6种方法来减小Excel文件的大小插图查看未使用单元格的格式。一直将鼠标拖动到每个工作簿的最底部，选中所有空行，删除所有未使用的单元格。这样能很大程度地缩减文件大小。

　　 6种方法来减小Excel文件的大小插图1 将文件保存为后缀名为.xlsb的二进制格式。这样可以把工作簿变成包含多个二进制文件的压缩文件夹。具体压缩多少取决于工作表的内容。但是，要打开、关闭、保存这样的文件，所费的时间往往比常用文件格式（.xls）要长一些。^[1]

　　当你将文件另存为.xlsb格式后，选中并删除数据范围外的所有单元格，通常是数据的右侧和下方。

　　选中同样的单元格，删除单元格所有的格式，像是颜色、线条等等。删除工作簿里每个工作表的格式。

　　再次将工作簿保存为“.xlsx” 格式。然后查看一下这些操作缩减了多少文件体积。

　　将工作簿保存为相同的文件和格式，但是使用另一个文件名。这种转换过程或许可以消除文件里的多余空间和无效数据。

方法 2包含图标和格式的工作簿

　　打开 Excel文件。

　　将Excel文件保存为 “.html” 格式。

　　更改 .html 文档的文件名称。然后将新文档保存为“.xls” 格式。

方法 3仅包含文本的工作簿

　　打开 Excel文件。

　　将Excel文件保存为 “.xml”格式。

　　重命名“.xml”文件，然后重新保存为“.xls”文件，并命名新的名字。

方法 4使用“WinZip”程序

　　打开文档，找到你想要压缩的文件。点击文件名，将后缀名“.xls”更改为“.zip”。

　　点击文件，选择“用WinZip打开”。然后选择一个路径来保存解压后的内容。

　　使用“WinZip”程序重新压缩内容。

　　打开文档。选中文件，将“.zip”后缀更改为“.xlsx”。你应该会注意到文件体积减了不少。^[2]

　　你也可以前往工作簿子文件夹，找到体积最大的工作簿。重新打开原始的excel文件，创建几个新的电子表格。返回到体积较大的工作簿中，选中包含数据的单元格，将它们复制粘贴到新工作表中。然后，删除体积过大的电子表格，保存文件。

方法 5找到并处理错误源

　　找到导致Excel文件体积过大的工作表之后，将文件另存为.xls格式，这样可以方便你查找工作表和存在的问题。同时，数据也可以从原文件中独立出来。

　　复制Excel文件，方便之后操作，然后删除里面有问题的列，并保存文件。

　　如果你比较两个文件的体积，会发现删掉存在问题的列之后，Excel文件的体积会缩减几KB到几MB不等。

方法 6另存为

这个方法适用于带有图片的电子表格。

　　点击“文件”，然后选择“另存为”。

　　在“保存”按钮的旁边，你会看到工具下拉菜单。点击它。

　　压缩图片。

　　压缩到“屏幕”或“打印”大小。

　　保存文件。完成。

　　小提示

　　如果你想在Mac电脑上压缩Excel文件，可以使用第三方软件，如“FILEminimizer Office” 或“Express Zip Mac” 压缩软件。

　　如果你将Mac电脑上的Excel文件以邮件形式发送到Windows电脑，确保将文件保存为“.xlsx”格式。这样Windows电脑在打开文件时不会遇到任何问题，打开的文件也不会出现任何诡异的格式。^[3]