如何使用 Excel 管理事务优先级

　　将各种优先级事务写在纸上进行管理非常困难，因为你总需要添加事务或删除旧事务。无论在家里还是办公室，总会不断有新的事务需要处理，而其中许多事务需要延续到下一天（也可能是下周或下个月）。你可以使用 Excel 表格跟踪事务完成期限，从而可以根据实际情况对事物优先级进行相应调整。根据下面的步骤，你只需 20 分钟就可以学会更加有效地管理自己的事务优先级。

　　步骤

　　
创建“家庭”或“工作”工作表标签

　　

　　打开一个新的 Excel工作簿。右击位于底端的“Sheet1”工作表标签，然后单击重命名工作表。输入“家庭”或“工作”

　　
将工作表标签 Sheet2 重命名为“模板”，将工作表标签 Sheet3 重命名为“评分”

　　

　　，具体操作方法详见步骤 1。

　　
新建重要程度表格。

　　

　　在标签为评分的工作表中，输入 A、B 和 C 三列内容：

　　
定义名称“重要程度”。

　　

　　选择单元格 A2 到 C7。点击插入->名称->定义。

　　将名称定义为“重要程度”，然后点击确定。

　　
新建工作量表格。

　　

　　重复步骤 3、4 和 5，在列 E、F 和 G 中新建工作量表格。选择单元格 E2 到 G6，然后将其命名为“工作量”。

　　
新建紧急程度表格。

　　

　　重复步骤 3、4 和 5，在列 I、J 和 K 中新建紧急程度表格，并将其命名为“紧急程度”。

　　
输入标签为家庭的工作表标题。

　　

　　点击家庭工作表标签，然后将标题插入到第一行：

　　A – 优先级公式，1 代表最重要的事务，其数值可以超过 100。

　　B – 事务名称。

　　C – 重要程度表格中列出的等级 A、B、C、D、E 或 F。

　　D – 工作量表格中列出的等级 1 到 5。

　　E – 基于截止时间的紧急程度计算公式。

　　F – 事务完成的截止日期。截止日期并非不能更改。提前表示你能够提前多长时间开始处理事务，而延期代表你可以将截止日期延迟的天数。例如理发这件事的提前为 5，而延期为 4。提前 2 个星期理发完全没有意义，而没有人会发觉你提前 5 天理发。

　　G – 能够提前多少天开始处理事务。

　　H – 在截止日期基础上自动延期天数。

　　I – 剩余日期公式。距离截止日期天数，如果超过了截止日期，那么其数值为负数。

　　J – 事务实际完成时间。

　　K – 该任务的相关评论。

　　
输入事务列表。

　　

　　注意不需要填写优先级、紧急程度和剩余日期单元格。因为这些单元格将由公式填写。这里展现的是一个家庭任务的实例。

　　
输入剩余天数、紧急程度和优先级公式。

　　

　　以下是第 2 排的这些公式。

　　I (剩余天数) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2)

　　E (紧急程度) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4,IF(I2=0,3,IF(I2+H2>0,2,1))))

　　A (优先级) =VLOOKUP(C2,重要程度,2,FALSE) + VLOOKUP(D2,工作量,2,FALSE) +VLOOKUP(E2,紧急程度,2,FALSE)

　　
将 I2 单元格的格式设置为整数

　　

　　。右击该单元格，选择设置格式格式，然后将格式设置为小数位为 0 的数值格式。

　　
将优先级、紧急程度和剩余日期公式复制到所在列的剩余单元格中。

　　

　　选择单元格 E2，然后按下CTRL-C。选择单元格 E3 到 E10，然后按下 CTRL-V。重复操作将单元格 I2 中的公式复制到 I3 到 I10。最后，复制单元格 A2 中的公式到 A3 到 A10。你可以忽略那些由于没有定义事务生产的奇怪数值。

　　
根据优先级进行排序。

　　

　　选择单元格 A1 到 K，包含全部由数据的行。然后点击排序。

　　
保存你的事务优先级工作簿，包括其时间和版本。

　　
将事务设置为完成。

　　

　　当完成事务后，你需要在完成时间列输入时间。记住快捷键CTRL–;（control 键加上分号）可以直接输入当前日期。

　　
每天查看优先级变化。

　　

　　这里显示的是几天内事务优先级变化。在 7 月 13 日，所有事务都在提前时段之前，因此数值很大。在 7 月 20 日，一共有四个事务显示为高优先级（小数值），这其中包括正处于截止日期的修理草坪。在 21 日，优先级变得更高了，这是因为事务已经处于延期时段了，而到了 7 月 23 日，由于事务已经超过了延期时段，因此优先级变得更高。支付账单事务的优先级同样在 23 日到 25 日期间快速上升。