技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!

时间:24-06-24 11:16:03

作者:

分类:pc教程

  怎样将合同中的甲乙方信息并排对齐?其实,最快速的解决方法是分栏。

  你可能知道分栏是什么。比如,小编看着长大的《读者文摘》、《知音》、《故事会》等期刊杂志,就常常用这种排版方式。分栏版式,既能不转脖子就快速读完一行接一行的字,还能让内容更紧凑,排版更节省空间(不费纸啊)。

  可是,你知道 Word、PPT 里有分栏功能吗?即使知道,你会用它来并排对齐相同结构的文本吗?

  案例一:

  小编有一位股迷同学,他在微信群里问了一个问题:

  我要打印一份 Excel 表,全是股票代码信息的,只有两列,但是有 100 多行。如果直接打印,每页纸都会空出一大片,好浪费纸啊。

  有什么办法可以把这些表格打印到一张纸上呢?

  技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!插图

  我知道,Excel 函数公式几乎无所不能,用公式可以将数据按照纸张宽度重新排列。不管按照条件反射、肌肉记忆,还是国际惯例,我都应该让他在百度搜一下,准能找到一箩筐的教程。

  技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!插图1

  然而并没有,如果他看不懂其中的公式,又跑来问我肿么办?!

  其实,有一个方法,完全不用函数公式,只需要复制粘贴,设置一下就能达到类似的效果。没错,就是在 Word 中借一下道 —— 分栏。

  技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!插图2

  你可能知道 Word 中分栏的功能。

  那,在碰到这个「Excel」表的问题时,你会不会想到用 Word 分栏解决呢?还是,继续在 Excel 中死磕函数公式?

  虽然 Excel 几乎无所不能,效率惊人。

  但是,很多时候,Word 可能更管用。

  案例二

  想要在 Excel 中制作一份全国省份(自治区)的列表,但是只找到一段文字的版本,怎么办才好?

  技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!插图3

  在 Excel 要转成列表其实也不难,只需要按照逗号分列,就会拆成每个省份(自治区)填一个单元格的一行数据。再复制,选择性粘贴,转置,便能得到一列省份数据。

  但是放到 Word 里,会更加简单。

  什么?要按 5 个一行排列?

  貌似只能放到 Excel 里,借用公式的力量了。

  然而,很多人并不知道 Word 还有一个绝技:文本转表格,可以按分隔符以及指定行列数转换。

  Word 文字处理的活儿实在太好了,好到被很多人忽略。假如你能灵活掌握 Word 的查找替换、文字排版技能,甚至能助你少学点 Excel 公式。

  然而,很多人偏偏要将大段大段文字内容的表格用 Excel 来做。

  这样一来,如果表格的行比较高,浏览表格时屏幕就会经常跳来跳去。而且,打印的时候,明明预览正常,可印到纸上后,却经常出现最后两三行字被「吃」掉的情况。

  有一次,又碰到一位同学来问为什么,我实在忍不住,问:

  「我很好奇,为什么你一定要用 Excel 来做这份表呢?」

  「领导要求的」

  我,……

  案例三

  有一位做审计的妹子,要批量打印询证函,看不懂前辈的贴心小教程跑来问我。

  可是…… 询证函我也不懂啊~

  于是默默地百度了一下,大概长这个样子:

  技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!插图4

  原来是要根据 Excel 表中每一个企业的信息,分别打印不同内容的函件。

  这位妹子的前辈给她留下了操作说明,虽然步骤明确,4 步搞定,但内容就跟天书似的:

  技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!插图5

  还用到了「易用宝插件」批量生成和重命名工作表,进而实现批量打印。看得我是一脸懵逼。

  等等,批量打印通知单、往来信函、工资单、奖状证书、书签之类的,不是应该请 Word 出场吗?

  利用 Word 的【合并邮件】,只需要一份内容留空的 Word 文件作为模板,就可以从 Excel 的数据「仓库」中调取所有数据,自动生成一份文档。

  然后就可以进行批量打印,1 个函数公式都不用,也可以轻松搞定 1000 份文档!

  技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!插图6

  处处使蛮力,只会越用越苦逼。

  熟知工具的优势和不足,懂得巧妙运用不同工具的特性,才能在面对各种复杂的情境时应对自如!

  本文来自微信公众号:秋叶 PPT (ID:PPT100),作者:King  编辑:河豚格格