技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!

　　怎样将合同中的甲乙方信息并排对齐？其实，最快速的解决方法是分栏。

　　你可能知道分栏是什么。比如，小编看着长大的《读者文摘》、《知音》、《故事会》等期刊杂志，就常常用这种排版方式。分栏版式，既能不转脖子就快速读完一行接一行的字，还能让内容更紧凑，排版更节省空间（不费纸啊）。

　　可是，你知道 Word、PPT 里有分栏功能吗？即使知道，你会用它来并排对齐相同结构的文本吗？

　　案例一：

　　小编有一位股迷同学，他在微信群里问了一个问题：

　　我要打印一份 Excel 表，全是股票代码信息的，只有两列，但是有 100 多行。如果直接打印，每页纸都会空出一大片，好浪费纸啊。

　　有什么办法可以把这些表格打印到一张纸上呢？

　　我知道，Excel 函数公式几乎无所不能，用公式可以将数据按照纸张宽度重新排列。不管按照条件反射、肌肉记忆，还是国际惯例，我都应该让他在百度搜一下，准能找到一箩筐的教程。

　　然而并没有，如果他看不懂其中的公式，又跑来问我肿么办？！

　　其实，有一个方法，完全不用函数公式，只需要复制粘贴，设置一下就能达到类似的效果。没错，就是在 Word 中借一下道 —— 分栏。

　　你可能知道 Word 中分栏的功能。

　　那，在碰到这个「Excel」表的问题时，你会不会想到用 Word 分栏解决呢？还是，继续在 Excel 中死磕函数公式？

　　虽然 Excel 几乎无所不能，效率惊人。

　　但是，很多时候，Word 可能更管用。

　　案例二

　　想要在 Excel 中制作一份全国省份（自治区）的列表，但是只找到一段文字的版本，怎么办才好？

　　在 Excel 要转成列表其实也不难，只需要按照逗号分列，就会拆成每个省份（自治区）填一个单元格的一行数据。再复制，选择性粘贴，转置，便能得到一列省份数据。

　　但是放到 Word 里，会更加简单。

　　什么？要按 5 个一行排列？

　　貌似只能放到 Excel 里，借用公式的力量了。

　　然而，很多人并不知道 Word 还有一个绝技：文本转表格，可以按分隔符以及指定行列数转换。

　　Word 文字处理的活儿实在太好了，好到被很多人忽略。假如你能灵活掌握 Word 的查找替换、文字排版技能，甚至能助你少学点 Excel 公式。

　　然而，很多人偏偏要将大段大段文字内容的表格用 Excel 来做。

　　这样一来，如果表格的行比较高，浏览表格时屏幕就会经常跳来跳去。而且，打印的时候，明明预览正常，可印到纸上后，却经常出现最后两三行字被「吃」掉的情况。

　　有一次，又碰到一位同学来问为什么，我实在忍不住，问：

　　「我很好奇，为什么你一定要用 Excel 来做这份表呢？」

　　「领导要求的」

　　我，……

　　案例三

　　有一位做审计的妹子，要批量打印询证函，看不懂前辈的贴心小教程跑来问我。

　　可是…… 询证函我也不懂啊~

　　于是默默地百度了一下，大概长这个样子：

　　原来是要根据 Excel 表中每一个企业的信息，分别打印不同内容的函件。

　　这位妹子的前辈给她留下了操作说明，虽然步骤明确，4 步搞定，但内容就跟天书似的：

　　还用到了「易用宝插件」批量生成和重命名工作表，进而实现批量打印。看得我是一脸懵逼。

　　等等，批量打印通知单、往来信函、工资单、奖状证书、书签之类的，不是应该请 Word 出场吗？

　　利用 Word 的【合并邮件】，只需要一份内容留空的 Word 文件作为模板，就可以从 Excel 的数据「仓库」中调取所有数据，自动生成一份文档。

　　然后就可以进行批量打印，1 个函数公式都不用，也可以轻松搞定 1000 份文档！

　　处处使蛮力，只会越用越苦逼。

　　熟知工具的优势和不足，懂得巧妙运用不同工具的特性，才能在面对各种复杂的情境时应对自如！

　　本文来自微信公众号：秋叶 PPT （ID：PPT100），作者：King  编辑：河豚格格