技巧对了Word 有时比 Excel 还好用!
怎样将合同中的甲乙方信息并排对齐?其实,最快速的解决方法是分栏。
你可能知道分栏是什么。比如,小编看着长大的《读者文摘》、《知音》、《故事会》等期刊杂志,就常常用这种排版方式。分栏版式,既能不转脖子就快速读完一行接一行的字,还能让内容更紧凑,排版更节省空间(不费纸啊)。
可是,你知道 Word、PPT 里有分栏功能吗?即使知道,你会用它来并排对齐相同结构的文本吗?
案例一:
小编有一位股迷同学,他在微信群里问了一个问题:
我要打印一份 Excel 表,全是股票代码信息的,只有两列,但是有 100 多行。如果直接打印,每页纸都会空出一大片,好浪费纸啊。
有什么办法可以把这些表格打印到一张纸上呢?
我知道,Excel 函数公式几乎无所不能,用公式可以将数据按照纸张宽度重新排列。不管按照条件反射、肌肉记忆,还是国际惯例,我都应该让他在百度搜一下,准能找到一箩筐的教程。
然而并没有,如果他看不懂其中的公式,又跑来问我肿么办?!
其实,有一个方法,完全不用函数公式,只需要复制粘贴,设置一下就能达到类似的效果。没错,就是在 Word 中借一下道 —— 分栏。
你可能知道 Word 中分栏的功能。
那,在碰到这个「Excel」表的问题时,你会不会想到用 Word 分栏解决呢?还是,继续在 Excel 中死磕函数公式?
虽然 Excel 几乎无所不能,效率惊人。
但是,很多时候,Word 可能更管用。
案例二
想要在 Excel 中制作一份全国省份(自治区)的列表,但是只找到一段文字的版本,怎么办才好?
在 Excel 要转成列表其实也不难,只需要按照逗号分列,就会拆成每个省份(自治区)填一个单元格的一行数据。再复制,选择性粘贴,转置,便能得到一列省份数据。
但是放到 Word 里,会更加简单。
什么?要按 5 个一行排列?
貌似只能放到 Excel 里,借用公式的力量了。
然而,很多人并不知道 Word 还有一个绝技:文本转表格,可以按分隔符以及指定行列数转换。
Word 文字处理的活儿实在太好了,好到被很多人忽略。假如你能灵活掌握 Word 的查找替换、文字排版技能,甚至能助你少学点 Excel 公式。
然而,很多人偏偏要将大段大段文字内容的表格用 Excel 来做。
这样一来,如果表格的行比较高,浏览表格时屏幕就会经常跳来跳去。而且,打印的时候,明明预览正常,可印到纸上后,却经常出现最后两三行字被「吃」掉的情况。
有一次,又碰到一位同学来问为什么,我实在忍不住,问:
「我很好奇,为什么你一定要用 Excel 来做这份表呢?」
「领导要求的」
我,……
案例三
有一位做审计的妹子,要批量打印询证函,看不懂前辈的贴心小教程跑来问我。
可是…… 询证函我也不懂啊~
于是默默地百度了一下,大概长这个样子:
原来是要根据 Excel 表中每一个企业的信息,分别打印不同内容的函件。
这位妹子的前辈给她留下了操作说明,虽然步骤明确,4 步搞定,但内容就跟天书似的:
还用到了「易用宝插件」批量生成和重命名工作表,进而实现批量打印。看得我是一脸懵逼。
等等,批量打印通知单、往来信函、工资单、奖状证书、书签之类的,不是应该请 Word 出场吗?
利用 Word 的【合并邮件】,只需要一份内容留空的 Word 文件作为模板,就可以从 Excel 的数据「仓库」中调取所有数据,自动生成一份文档。
然后就可以进行批量打印,1 个函数公式都不用,也可以轻松搞定 1000 份文档!
处处使蛮力,只会越用越苦逼。
熟知工具的优势和不足,懂得巧妙运用不同工具的特性,才能在面对各种复杂的情境时应对自如!
本文来自微信公众号:秋叶 PPT (ID:PPT100),作者:King 编辑:河豚格格
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